مقدمة عن الإدارة
لقد أختلف العلماء و الكتاب والمفكرين والباحثين فيما أوردة كل منهم في تحديد مفهوم الإدارة أو عناصرها . مما يدل علي عدم وجود اتفاق تام حول مفهوم الإدارة أو عناصرها .
و قد يكون لتنوع مناهج الإدارة تأثيراً مباشراً في اختلاف وجهات نظر العلماء في التعريف بها و تحديد مفهوماً ، إلا أنه يمكن القول بأنه من أهم أسباب هذا الاختلاف هو حداثة علم الإدارة بصفة عامة وحداثته في المجال الرياضي بصفة خاصة .
و مع تنوع مصادر المعرفة الإدارية بين الخبرة و الممارسة لعلم الإدارة العامة أصبح من الصعب وضع تعريف محدد للإدارة الرياضية فعلي الرغم من أن عمر الإدارة كعلم زاد عن القرن ، فما زال التعريف بها موضع جدل ومناقشة ، فتعريف الإدارة من وجهة نظر عديد من علمائها ما زال غير واضح .
منهم من يري أنها صنع القرارات ، و منهم من يري أنها تنظيم الموارد و استخدامها لتحقيق أهداف محددة سلفاً ، و منهم من يري أنها عملية تحقيق النتائج المرجوة عن طريق التأثير في السلوك الإنساني في نطاق بيئة مناسبة ، و هناك من يري أنها عملية تنفيذ الأعمال من خلال أشخاص آخرين أو أنها مجموعة لجهود كل أعضاء المشروع في سبيل الوصول إلى أهدافه أو إنها التنبؤ و التخطيط و التنظيم و إصدار الأوامر و التنسيق و الرقابة .
فالإدارة : هي نشاط لها مضمون ، ويحتوي علي مكونات رئيسية ويقوم به أفراد قادرون علي استخدام ما هو متاح من موارد ، لتوجيه العاملين نحو أهداف محددة .
فالإدارة الرياضية : هي عملية تخطيط و تنظيم و قيادة و رقابة مجهودات أفراد المؤسسة الرياضية و استخدام جميع الموارد لتحقيق الأهداف المحددة .
الإدارة الرياضية بين العلم والفن
نحن نري أن الإدارة الرياضية مهنة كغيرها من المهن الأخرى تعتمد علي العلم في وصف العلوم الإنسانية وذلك بين النظرية و التطبيق و هذا ما يعرف بالعلم ، و مازال استخدام الفروض فيها و اختبارها هو الحل الوحيد لمحاولة الوصول لمثل هذه المبادئ .
أما في مجال الأداء البشري باختلاف أشكاله ، فأن ما تحقق من تقدم في العلوم اعتمد علي افتراض أساسي يتمثل في تنسيق النشاط البشري حتى يحقق أفضل أداء من خلال إدارة ناجحة (فن) .
نلخص مما سبق بأن الإدارة كمهنة تعتمد في تكوينها الأساسي علي جانبين رئيسيين
أولهما : الجانب العلمي الذي يستقي مبادئه و أسسه علي إفادات العلوم المختلفة كالعلوم الاجتماعية و الإنسانية
ثانيهما : خبرة التطبيق التي تتطلب قدرات و مهارات خاصة يطلق عليها البعض الموهبة الإدارية .
مفهوم الإدارة
يعرف هنري فايول الإدارة أنها التنبؤ والتخطيط و التنظيم وإصدار الأوامر و التنسيق و الرقابة . وأن فايول يرى إن عناصر الإدارة هي (التخطيط ، التنظيم ، القيادة ، التنسيق ، الرقابة )
كما يعرفها سيد الهوارى " هي ذلك العضو المسئول عن تحقيق النتائج التي وجدت من أجلها أي مؤسسة أو هيئة " .
كما يرى سيد الهوارى إن هناك التزامات أساسية في تحقيق نتائج الإدارة هي :-
1- اختيار أفضل العناصر الملائمة لتحقيق النتائج المقررة .
2- استخدام تلك العناصر أفضل استخدام ممكن .
3- الاستمرارية في تحقيق التوازن بين متطلبات الأجل القصير والأجل الطويل .
الأداء الإداري و التنظيمي
يعتبر حسن أداء مدير المؤسسة الرياضية ( الأداء الإداري ) علي نفس مستوي أهمية أداء المؤسسة ( الأداء التنظيمي ) و كلاً من الموضوعين يعتبران من الموضوعات التي تحظى باهتمام خاص في علم الإدارة فأنه يمكن تناول الأداء الإداري التنظيمي من وجهة نظر الكفاءة و الفاعلية .
الكفاءة : تعني إنجاز الأعمال بطريقة صحيحة . فالكفاءة في العمل الإداري ترتبط بالفرق بين مدخلات العمل و مخرجاته ، فالمدير الكفء هو الذي يستطيع أن يحقق مخرجات أو نتائج تفوق ما استخدم من مدخلات .
الفاعلية : فهي إنجاز الأعمال الصحيحة ، فالفاعلية هي القدرة علي تحديد و اختيار الأهداف أو الأعمال المناسبة .
ويري سيد الهواري أن عناصر الإدارة هي :
أ-التخطيط :- وهو مرحلة التفكير في المستقبل و التنبؤ بالمشكلات و الإمكانات و الاحتياجات و الاستعداد للمستقبل .
ب-التنظيم : - هو وضع نظام للعلاقات بين الأفراد منسقاً إدارياً الأهداف المشتركة المقررة .
ج- التوجيه : - إرشاد المرؤسين أثناء تنفيذهم للأعمال ضماناً لعدم الانحراف عن تحقيق الأهداف .
د – الرقابة : التأكد من النتائج التي تحققت أو تتحقق مطابق للأهداف التي تقررت .
الإدارة
" هي علم أو فن توجيه وتسيير عمل الآخرين بقصد تحقيق أهداف محددة " .
• والإدارة نشاط متميز له علاقة مباشرة بمعظم جوانب حياة الإنسان في نفس الوقت هي وسيلة فعالة وناضجة لتحقيق الأهداف المنشودة لأي مجال من مجالات حياة الإنسان فإن غابت الإدارة عن حياة الإنسان بحل محلها العشوائية و الارتجال . مما يهدد أي مجال بالفشل .
• و الاداره هي فن قيادة الأفراد بهدف إنجاز الأعمال و تحقيق الأهداف والفن هنا عبارة عن المهارات المكتسبة في تحقيق العلم بحيث يؤدي هذا التطبيق إلي أفضل النتائج و بالأسلوب الذي يرضي اهتمامات منهم موضوع التطبيق فإن الإنسان كائن مركب متعدد الجوانب والتعامل معه يحتاج إلي قدرات خاصة .
و في هذا الصدد يقول " دال" أن كثير من علماء الاداره يرون أن الإداري الناجح هو مجموعة متكاملة من المهارات والقدرات والاستعدادات الشخصية التي لها القدرة علي تشخيص وتصنيف وتوصيف المشكلات و في نفس الوقت يمتلك القدرة علي إيجاد الحلول المناسبة لكل مشكلة تصادفه و هؤلاء الأفراد موهوبون بطبيعتهم وقادرون علي ممارسة الأعمال الاداريه مما يحقق مبادئ " فنية الاداره " .
والإدارة ليست فن فحسب بل علم حيث أنها تعتمد علي الأسلوب العلمي والأبحاث العلمية في تحقيق الإنتاج بكفاءة كبيرة و تعتمد أيضاً في حل مشكلاتها في نفس الوقت علي مبادئ علوم كثيرة وبصورة مباشرة وقد يذهب البعض إلي اعتبار الإدارة مهنة في حد ذاتها . و الإدارة قادرة علي الإنجاز وهي الطريقة الصحيحة للوصول إلي هدف و الإدارة الرشيدة وسيلة فعالة للنجاح و الإدارة ضد العشوائية و تحارب الارتجال و تندد به .
فلنا أن نتصور أي جانب من جوانب الحياة إذا لم يحيطه " التخطيط ، التنظيم ، التوجيه المتابعة 0 من خلال قدرات رشيدة واعية فلن يكتب له النجاح لأنه سوف يقتل في معدة وسوف يكون مفتريا ولا يمكن أن يحقق أهدافه 0
بعض الاتجاهات في التعريف بالإدارة :
من أهم الاتجاهات في التعريف بالإدارة نوضح أهم الأفكار والاتجاهات المرتبطة بالمدارس التقليدية والتربية والسلوك الإنساني والقرارات 0
أ-المدرسة التقليدية :
ينظر أصحاب هذه المدرسة إلى أن الإدارة ضرورية ومتماثل في اختلف نوع الهيئة أو النشاط أو المستوى ومن ثم لا تعترف بان الهيئة الإدارية تختلف باختلاف المشروعات والمستويات وان المدرسة التقليدية وتقوم أساسا على دراسة وتحليل وظائف الإدارة ثم استنباط الحقائق الأساسية للاسترشاد بها في ممارسة الإدارة عمليا 0
ب-المدرسة التجريبية :
ينظر أصحاب هذه المدرسة إلى أن عملية الإدارة ترتكز على دراسة الخبرة الإدارية ولذا يفترض أصحاب هذه المدرسة أن بتخليل خبرة المديرين الذين حققوا نجاحا في الإدارة وكذلك دراسة الأخطاء والإدارة التي ارتكبتها والمديرين فأنه يمكن إلى حد ما استكشاف افضل الطرق لتحقيق فاعلية الإدارة 0
ج- مدرسة السلوك الإنساني :
ينظر أصحاب هذه المدرسة حيث أنها ترتكز على دراسة العلاقات الإنسانية ولذا فأنها تركز على دراسة الأفراد يعملون مع بعضهم البعض في جماعة لتحقيق أهداف ممدودة ولذا يجب أن يكون تفاعلهم ديناميكيا مع الجماعة التي يعملون في إطارها 0
ء- مدرسة القرارات :
ينظر أصحاب هذه المدرسة إلى أن الإدارة اتخاذ قرار أي الاختيار بين البدائل والبحث كان جهة النشاط الإنساني في الإدارة ورد الفعل الاجتماعي للقرارات على أفراد التنظيم وكيفية الحصول على الحصول على المعلومات لاتخاذ القرار وطرق الاتصال وكل ما يؤثر في عملية اتخاذ القرار 0
مبادئ الإدارة :
1- مبدأ الموضوعية 4- مبدأ الأولوية
2- مبدأ الإدارة المستقبلية 5- مبدأ التكامل
3- مبدأ الفاعلية 6- مبدأ الإنتاجية
انه لكي تحقق الإدارة أهدافها وتساير التقدم العلمي وحتى تتمكن الإدارة من مواجهه المتغيرات والتوافق مع معطيات السنين يجب أن تبع المبادئ الآتية :
1- مبدأ الموضوعية :
والمقصود بها منهم وأدراك الدعامات والتنظيمات والاستفادة منها في تنفيذ المهام الإدارية 0
2- مبدأ الإدارة المستقبلية :
أن الاعتماد على المعلومات التي تسمع باستقرار الماضي وتحليل دراسة اللوائح وتحليل والتنبؤ احتمالات المستقبل 0
3- مبدأ الفاعلية :
وهو اختيار نسب أسلوب التطبيق لتحقيق مستوى مال من الكفاية وتحقيق عائد 0
4- مبدأ الأولوية :
أي اختبار أهم العمليات تستنفذها في بداية المشرع وفقا للأهمية 0
5- مبدأ التكامل :
أي الترابط والتناغم والتأثير التبادل بين عناصر ومكونات العمل الإداري 0
6- مبدأ الإنتاجية :
يشر ذلك المبدأ إلى تحقيق قيمة مضافة بحيث قيمة التاريخ من عمل الإدارة أعلى من مجموع قيم المدخلات التي تم استخدامها في ذلك العمل 0
أهمية دراسة الإدارة في المجال الرياضي :
1. للمؤسسات الرياضية دور هام في تربية النشىء والشباب و اعدادهم كمواطنين صالحين وذلك عن طريق البرامج الرياضية التي تنفذ أهدافها من الأهداف العامة للدولة 0
2. ضرورة الإدارة لكل من المدرسين – المشرفين – الإداريين حتى يعمل كل منهم بوعي لتحقيق أهداف المؤسسة 0
3. تساعد على التعرف على المشاكل والمعوقات والتنبؤ بالاحتمالات والظروف المتوقعة لتصبح طرق العمل وإجراءاته في المجال الرياضي اكثر تقدما فهي توازن بين الإمكانات المتوفرة في هذا المجال بشرى ومادي 0
4. طبيعة المجال الرياضي ومؤسساته تختلف في أدارتها عند المؤسسات الأخرى ولذا فانه من الضروري أن يلم العاملين في هذا المجال بكافة استخدام الإدارة في المجال الرياضي 0
مهمة الإدارة والتزامات أمام المجتمع :
ويرى سيد الهوارى مهمة الإدارة تتمثل في ثلاث أبعاد وهى :-
أ – البعد الاقتصادي : ويعتمد على :-
1. الفاعلية :- ويعنى اختبار أفضل العناصر الأكثر ملائمة فاستخدام عناصر اكثر من المطلوب ضياع لها باستخدام عناصر وأقل من المطلوب لن تحقق الأهداف 0
2. الكفاءة : وتعنى استخدام العناصر التي تم اختيارها أفضل استخدام ممكن 0
ب- البعد الإنساني : ويعتمد على :
1. بالنسبة للفرد : متضمنة تحقيق ذاته
2. بالنسبة للجماعة : التنسيق والتعاون بين الأفراد
3. البعد الزمني : ويعنى التوازن بين متطلبات ( الحاضر ، المستقبل )
الإدارة
فنية إنسانية فكرية
هي ترتبط بطبيعة العمل هي كيفية التعامل مع اختلاف الفروق الفردية وهى تعنى التفكير في لمستقبل والاستعداد له والتفكير في الجزئيات علاقاتها بالكلية
هناك ثلاث مستويات للإدارة هي :-
ا- إدارة عليا (مستوى التخطيط)
ب – إدارة متوسطة (مستوى التنفيذ)
ج – إدارة مباشرة (المشرفين)
ويتم التكامل في العمل الإداري على مستويات مختلفة يوضحها على السلمي أهمها
1 – التكامل بين الإدارة والهيئة المحيطة بها0
2 – التكامل بين الموارد والإمكانات المتاحة للإدارة والأنظمة التي تباشر الادارة0
3 – التكامل بين الموارد المتاحة للإدارة ومخرجات العمل للإدارة 0
4 – التكامل بين أنشطة الإدارة ونتائج العمل الإداري 0
أهم المؤثرات الأساسية في تطوير مفهوم الإدارة خلال القرن العشرين :
أ- – الحركة العلمية لفر يديك تايلور
فقد نجح تايلور في تعميق مفهوم البحث العلمي في الإدارة كما أوضح أهمية الإدارة كعلم يعتمد على أسس ومبادئ تحايله للتطبيق في مختلف المجالات البشرية 0
ب- – المبادئ العامة للإدارة كما اقرها هنري تايول :
عدد من المبادئ الأساسية التي يمكن تطبيقها في مختلف المواقف الإدارية وفيما يلي المبادئ الإدارية الأربعة عشر التي قررها فايول :
1 – مبدأ تقسيم العمل 2 – مبدأ السلطة والمسئولية
3 – مبدأ وحدة القيادة 4 – مبدأ وحدة التوجيه
5 – مبدأ تدرج السلطة 6 – مبدأ الانضباط
7 – مبدأ الترتيب 8 – مبدأ المساواة
9 – مبدأ روح التجربة 10 – مبدأ استقرار الناقدين
11 – مبدأ توافر روح الابتكار 12 – مبدأ أولوية الصالح العام
13 – مبدأ المكافآت العادلة للأفراد 14 – مبدأ المركزية في السلفة
ج- – تطبيق العلوم السلوكية على مفاهيم الإدارة :
والمقصود بها تطبيق العلمي السلوكية على مفاهيم الإدارة هي تطبيق نتائج وأبحاث علم النفس ، الاجتماع وعلم النفس الاجتماعي 0
ء- – المداخل الكمية والمداخل التنظيم في الإدارة :
ولذلك لترشيد اتخاذ القرار الإداري ولقد اسهم ذلك في استخدام أجهزة الحاسب الآلي 0
ا – الحركة العلمية لفريد ريك تايلور 0
ب – المبادئ العامة للإدارة كما أوردها هنري فايول 0
ج – تطبيق العلوم السلوكية على مفاهيم الإدارة 0
ء – المداخل الكمية ومدخل التنظيم في الإدارة 0
الإدارة كمحور الاتجاهات والمناهج المختلفة : -
ويرى الهوارى أن اختلاف التطبيق يعد اختلاف في التركيز على عنصر أو أكثر من عناصر عملية الإدارة المتمثلة في ( التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، الرقابة ) فإذا كان التركيز على عملية التخطيط بعناصره المختلفة وأحكام عملية الرقابة بالتركيز على معرفة الانحرافات وتصحيح السار فان الإدارة وفقا لذلك الاتجاه تكون اقرب إلى عملية الإدارة العلمية 0
إذا كان التركيز على التنظيم غير الرسمي فان الإدارة تكون اقرب إلى الإدارة السلوكية 0
إذا كان التركيز على الهيكل التنظيمي فان ذلك يعنى أن الإدارة غير ديمقراطية 0
إذا كان التركيز على النشاطات والمجهودات والأخذ بالحل الوسط فان الإدارة تقرب في كونها إدارة النشاط ورد الفعل 0
أما إذا كان التركيز على وضع الأهداف لهيئة ووضع أهداف لكل منصب فان الإدارة وفقا لهذا المفروض تكون اقرب إلى الإدارة بالأهداف والنتائج 0
مجالات الإدارة التعليمية:
أن الإدارة التعليمية لا تختلف عن الإدارة الميادين الأخرى في كونها وسيلة وليست غاية في حد ذاتها والإدارات تتفق مع الإدارة يوجهه عام في عناصرها (التخطيط،التنظيم،التوجيه ،الرقابة) أما فيما يرتبط بالتفاصيل والسياسات والإجراءات فان الإدارات تستخدمها مبني صيغة العلمية التربوية والتعليمية التي تقوم الإدارات بتحقيق أهدافها وأداء مهام النظام التعليمي والتي تتمثل في ثلاث نقاط رئيسية هي:-
1-وضع الأهداف العامة للتعليم وتحديد الاستراتيجية التعلمي0
2-تربية التعليمية وأعدادها للحياة في المجتمع .
3-توفير القوي والإمكانات المادية والبشرية لدفع حركة العمل.
وللإدارة العلمية دور في العديد من المجالات، وفيما يلي توضح لأهم هذه المجالات:-
1- علاقة المدينة التعليمية بالمنتج:-
حيث أن المؤسسات التعليمية تعد مؤسسات اجتماعية تهدف إلي تحقيق أهداف المجتمع في تربية النشىء ولذا فان الهدف الرئيسي للإدارة التعليمية هو وضع برنامج تنفيذ العلاقات بين المؤسسة التعليمية والفنية المحيطة .
2- تطوير المناهج :-
1-لها دور هام في ملاحظة الاتجاهات الحديثة التعليمية.
2-توفير الخدمات من حيث الكم والكيف.
3-هيئة التدريس والعاملين :-
رسم سياسة في توفير الكم المناسب ووضع برامج لتدريبهم وبمستواهم المهني وتحديد أساليب وطرق الأشراف ومعايير تقويم عماهم. الإدارة التعليمية علي التحضير وترقيتهم.
4-المباني و التحضيرات:-
من حيث تجهيز المباني وفقا لأسس العلمية الحديثة . كما أن الإدارة التعليمية تقوم بوضع معايير مرتبطة بالإرشادات النصحيه وفقا للسياسات التعليمية و التربوية الاستراتيجية في الدولة.
ويجب مراعاة الأسس التالية عملية تصحيح المباني التعليمية وتجهيزها:-
1-الموقع الجغرافي . 5- نظام المباني .
2-المساحة . 6-التكلفة المبدأية .
3-الجيدة . 7-نماذج للأشكال والتصميم الهندسي .
4-الإضاءة الجيدة . 8-أولوية تنفيذ مراحل .
الاداره :-
هي فن توجيه الآخرين من اجل تحقيق هدف اتفق علية الجميع .
الاداره لابد إن تتوافر فيها : -
1- الاداره نشاط إنساني هادف .
2- الاداره تسعه إلى الوصول إلى الهدف بأفضل الوسائل واقل التكاليف في زمن قصير .
3- الإدارات تهتم بالعلاقات الإنسانية بين الأفراد .
4- العناصر الرئيسية للإدارة هي :-
1- الأفراد 2- الموارد 3- العدد والأدوات .
4- الأموال 5- السوق .
5- للإدارة وظائف تشمل ( التخطيط - التنظيم- التوجيه -الرقابة)
الإدارة :- 1- كفاءة . 2- فاعليه .
أنماط الإدارة :- إدارة مرحة ، إدارة بالأفكار ، إدارة الأزمات ، الجودة الشامل
غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:
1. ماذا نريد أن نفعل؟
2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:
1. تحديد الموارد المطلوبة.
2. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
3. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
4. تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه إلى ثلاث فئات مختلفة تسمى:
1. التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.
2. التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى.
3. التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات.
أنواع التخطيط الثلاثة:
1. التخطيط الاستراتيجي:
يتهم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. وغاية التخطيط الاستراتيجي هي:
إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.
إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.
تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
2. التخطيط التكتيكي:
يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.
3. التخطيط التنفيذي:
يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.
خطوات إعداد الخطط التنفيذية:
الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.
الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.
الوظيفة الثانية التنظيم
وهي التاكد من الموارد المادية والبشرية
الوظيفة الثالثة: التوظيف
الناس المنتمين لشركتك هم المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد الأخرى. هذه الموارد البشرية حصلت عليها المنظمة من خلال التوظيف. المنظمة مطالبة بتحديد وجذب والمحافظة على الموظفين المؤهلين لملئ المواقع الشاغرة فيها من خلال التوظيف. التوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة.
يمكن تبيين التوظيف على أنها عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة. هذه الخطوات الثمانية تتضمن: تخطيط الموارد البشرية، توفير الموظفين، الاختيار، التعريف بالمنظمة، التدريب والتطوير، تقييم الأداء، المكافآت والترقيات (وخفض الدرجات) والنقل، وإنهاء الخدمة.
والآن سنتعرف على كل واحدة من هذه المهام الثماني عن قرب.
مهام التوظيف الثمانية:
أولا: تخطيط الموارد البشرية: الغاية من تخطيط الموارد البشرية هي التأكد من تغطية احتياجات المنظمة من الموظفين. ويتم عمل ذلك بتحليل خطط المنظمة لتحديد المهارات المطلوب توافرها في الموظفين. ولعملية تخطيط الموارد البشرية ثلاث عناصر هي:
التنبؤ باحتياجات المنظمة من الموظفين.
مقارنة احتياجات المنظمة بموظفي المنظمة المرشحين لسد هذه الاحتياجات.
تطوير خطط واضحة تبين عدد الأشخاص الذين سيتم تعيينهم (من خارج المنظمة) ومن هم الأشخاص الذين سيتم تدريبهم (من داخل المنظمة) لسد هذه الاحتياجات.
ثانيا: توفير الموظفين: في هذه العملية يجب على الإدارة جذب المرشحين لسد الاحتياجات من الوظائف الشاغرة. وستستخدم الإدارة أداتين في هذه الحالة هما مواصفات الوظيفة ومتطلباتها. وقد تلجأ الإدارة للعديد من الوسائل للبحث عمن يغطي هذه الاحتياجات، مثل: الجرائد العادية والجرائد المختصة بالإعلانات، ووكالات العمل، أو الاتصال بالمعاهد والكليات التجارية، ومصادر (داخلية و/أو خارجية) أخرى. وحاليا بدأت الإعلانات عن الوظائف والاحتياجات تدار عن طريق الإنترنت حيث أنشأت العديد من المواقع لهذا الغرض.
ثالثا: الاختيار: بعد عملية التوفير، يتم تقييم هؤلاء المرشحين الذين تقدموا لشغل المواقع المعلن عنها، ويتم اختيار من تتطابق عليه الاحتياجات. خطوات عملية الاختيار قد تتضمن ملئ بعض الاستمارات، ومقابلات، واختبارات تحريرية أو مادية، والرجوع لأشخاص أو مصادر ذات علاقة بالشخص المتقدم للوظيفة.
رابعا: التعريف بالمنظمة: بمجرد اختيار الموظف يجب أن يتم دمجه بالمنظمة. عملية التعريف بالمنظمة تتضمن تعريف مجموعات العمل بالموظف الجديد وإطلاعه على سياسات وأنظمة المنظمة.
خامسا: التدريب والتطوير: من خلال التدريب والتطوير تحاول المنظمة زيادة قدرة الموظفين على المشاركة في تحسين كفاءة المنظمة.
التدريب: يهتم بزيادة مهارات الموظفين.
التطوير: يهتم بإعداد الموظفين لإعطائهم مسؤوليات جديدة لإنجازها.
سادسا: تقييم الأداء: يتم تصميم هذا النظام للتأكد من أن الأداء الفعلي للعمل يوافق معايير الأداء المحددة.
سابعا: قرارات التوظيف: قرارات التوظيف كالمتعلقة بالمكافآت التشجيعية، النقل، الترقيات، وإنزال الموظف درجة كلها يجب أن تعتمد على نتائج تقييم الأداء.
ثامنا: إنهاء الخدمة: الاستقالة الاختيارية، والتقاعد، والإيقاف المؤقت، والفصل يجب أن تكون من اهتمامات الإدارة أيضا.
الوظيفة الرابعة: التوجيه
وظيفة التوجيه يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز، أو القيادة، أو الإرشاد، أو العلاقات الإنسانية. لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المنظمة. وبالعودة لتعريفنا للقيادة “إنجاز الأعمال من خلال الآخرين”، إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا فعالا، فحسن مقدرته على توجيه الناس تبرهن مدى فعاليته.
متغيرات التوجيه:
أساس توجيهاتك لمرؤوسيك سيتركز حول نمطك في القيادة (دكتاتوري، ديموقراطي، عدم التقييد) وطريقة في اتخاذ القرارات. هنالك العديد من المتغيرات التي ستتدخل في قرارك بكيفية توجيه مرؤوسيك مثل: مدى خطورة الحالة، نمطك القيادي، تحفيز المرؤوسين، وغيرها. بالإضافة إلى ذلك، بكونك قائد موجه للآخرين عليك:
1. معرفة جميع الحقائق عن الحالة.
2. التفكير في الأثر الناجم عن قرارك على المهمة.
3. الأخذ بعين الاعتبار العنصر البشري عند اتخاذك للقرار.
4. تأكد من أن القرار الذي تم اتخاذه هو القرار السليم الذي كان عليك اتخاذه.
بصفتك شخص يوجه أنشطة الآخرين فعليك أيضا:
1. تفويض المهام الأولية لجميع العاملين.
2. جعل الأوامر واضحة ومختصرة.
3. متابعة كل شخص تم تفويضه، وإعطاء أوامر محددة سواء كانت كتابية أو شفوية.
سنتعرف الآن على المزيد من المعلومات حول العملية التوجيهية.
إرشادات حول عملية التوجيه:
المقترحات التالية مقتبسة من “ما الذي يجب أن يعرفه كل مشرف” للكاتبان ليستار بيتل و جون نيستروم.
1. لا تجعلها نزاع من أجل السلطة. حاول أن تركز اهتمامك -واهتمام الموظفين- على الأهداف الواجب تحقيقها. الفكرة هي أن تتخيل أن هذا هو الواضع التي تقتضيه الأوامر، فهو ليس مبنيا على هوى المدير.
2. تجنب الأساليب الخشنة. إذا أردت أن يأخذ موظفيك التعليمات بجدية فعليك بهذه الطريقة.
3. انتبه لكلماتك. الكلمات قد تصبح موصل غير موثوق فيه لأفكارك! كما عليك أيضا مراقبة نبرة صوتك. معظم الناس يتقبلون حقيقة أن عمل المشرف هو إصدار الأوامر والتعليمات. ومعارضتهم لهذه الأوامر مبنية على الطريقة التي أصدرت فيها هذه الأوامر.
4. لا تفترض أن الموظفين فهموا كل شيء. أعط الموظفين فرصة لطرح الأسئلة ومناقشة الأهداف. دعم يأكدون فهمهم بجعلهم يكررون ما قلته.
5. تأكد من حصولك على “التغذية الراجعة” بالطريقة الصحيحة. أعط الموظفين الذين يريدون الاعتراض على المهام الفرصة لعمل ذلك في الوقت الذي تفوض فيه المهام لهم. إن معرفة والسيطرة على المعارضة وسوء الفهم قبل بدء العمل أفضل من الانتظار لما بعد.
6. لا تعطي الكثير من الأوامر. المعلومات الزائدة عن الحد تعتبر مثبطة للعاملين. اجعل تعليماتك مختصرة ومباشرة. انتظر حتى ينتهي العاملون من العمل الأول قبل أن تطلب منهم البدء في عمل ثاني.
7. أعطهم التفاصيل المهمة فقط. بالنسبة للمساعدين القدماء، لا يوجد ما يضجرهم أكثر من استماعهم لتفاصيل معروفة.
8. انتبه للتعليمات المتضاربة. تأكد من أنك لا تقول لموظفيك أمرا ما بينما المشرفين في الإدارات المجاورة يقولون لموظفيهم ما يعارض ذلك.
9. لا تختار العامل المستعد للعمل فقط. تأكد من أنك لا تحمل الشخص المستعد اكثر من طاقته. وتأكد أيضا من إعطاء الأشخاص الصعب قيادتهم نصيبهم من العمل الصعب أيضا.
10. حاول عدم تمييز أي شخص. من غير اللائق معاقبة الشخص بتكليفه بمهمة كريهة. حاول التقليل من هذا الأمر قدر المستطاع.
11. الأهم من جميع ذلك، لا تلعب “التسديدة الكبرى”. المشرفين الجدد يخطئون أحيانا بالتباهي بسلطاتهم. أما المشرفين الأكثر نضجا فغالبا ما يكونون أكثر قربا من موظفيهم.
التّخطيط، والتنظيم، والتّوظيف، والتوجيه يجب أن يتابعوا للحفاظ على كفاءتهم وفاعليتهم . لذلك فالرقابة آخر الوظائف الخمسة للإدارة، وهي المعنيّة بالفعل بمتابعة كلّ من هذه الوظائف لتقييم أداء المنظّمة تجاه تحقيق أهدافها.
في الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشئ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس والأجزاء المتنوّعة في المنظّمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف المخطط تحقيقها.
خطوات العملية الرقابية الأربعة:
وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في أربعة خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها.
هذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:
1. إعداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.
أ – المعايير الإداريّة: تتضمّن عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركّز جميعها على المساحات الأساسيّة ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر المقاييس الإداريّة عن من، متى، ولماذا العمل.
مثال: يطالب مدير المبيعات بتقرير شهريّ من كلّ الباعة يبين ما تم عمله خلال الشهر.
ب – المعايير التّقنيّة: يحدّد ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليّات، والموادّ، والآلات، ومعدّات السلامة، والموردين. يمكن أن تأتي المعايير التّقنيّة من مصادر داخليّة وخارجيّة.
مثال: معايير السلامة أمليت من خلال لوائح الحكومة أو مواصفات المصنّعين لمعدّاتهم.
2. متابعة الأداء الفعليّ: هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ..قياس الأداء: في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
4. تصحيح الانحرافات عن المعايير: تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف. ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.
مفهوم عملية اتخاذ القرار:
توجد العديد من المحاولات التي أجريت لتفسير معني القرار فيقول "هاريسون" أن عملية اتخاذ القرار هي « إصدار حكم معين عما يجب أن يفعله الفرد في موقف ما ،وذلك بعد الفحص الدقيق للبدائل المختلفة التي يمكن إتباعها أو هو لحظة اختيار بديل معين بعد تقييم بدائل مختلفة وفقا لتوقعات معينة لمتخذ القرار »
والواضح أن هذا التعريف يركز على الاختبار و البدائل والمعايير كعناصر في اتخاذ القرار. ويقول"هربرت سايمون" في تفسيره لعملية اتخاذ القرار «إن اتخاذ القرار هو قلب الإدارة وان مفاهيم نظرية الإدارة يجب إن يستند على منطق وسيكولوجية الاخـتيار الإنساني ». أما هذا التعريف فيركز على العنصر الإنساني والنواحي النفسية أو السيكولوجية في الاختبار.
أما "ألبانيز" فيقول أن القرار هو « الاختبار من بين مجموعة من البدائل تتضمن عملية اتخاذ القرارات الإدارية صنع القرارات داخل النسق التنظيمي ويقوم به هؤلاء المسئولين عن الأنشطة المكونة لوظائف الأطراف المشاركة في العمل ».
وعموما يمكن تعريف عملية اتخاذ القرار على أنها الاختبار القائم علي أساس بعض المعايير لبديل واحد من بين بديلين محتملين أو أكثر ، بغرض تحقيق الهدف ، وبهذا يعتبر القرار بمثابة الوسيط بين التفكير والفعل لأنه كالجسر الذي يعبر بنا إلى الفعل الحقيقي
وفقا لهذا التعريف يتضمن أي قرار ثلاث عناصر رئيسية وهي:
· الاختبار
· البدائل
· الأهداف أو الدوافع
1. الاختيار : رغم أن عنصر الاختيار يشتق وجوده ضمنيا عند الحديث عن القرار إلا إن عملية القرار الاختيار نفسها هي عملية نسبية، فقد يتوافر لمتخذ القرار حرية واسعة في الاختيار في بعض الظروف،أن تنعدم هذه الحرية تماما في ظروف أخرى، و حتى عندما تتوافر لمتخذ القرار درجة واسعة من حرية الاختيار فان هذه الحرية مازالت مقيدة بظروف البيئة والعوامل الشخصية ومعنى ذلك أن كل عملية اختيار يقوم بها الفرد تتأثر بضغوط المواقف حيث تنعدم فيها الحرية إلى مواقف حيث له أقصى درجة من الحرية.
إن اختلاف درجات الحرية الاختيار من الموضوعات الهامة في الإدارة لان المدير عليه أن يتخذ قرارا في ظروف بيئية تتكون من القيود الإنسانية والقيود الفنية والقيود الاقتصادية بصرف النظر عن مستواه فالمشرف على العمال عليه أن يتخذ قراراته داخل قيود محددة كالسياسات والإجراءات والجداول التي تحددها الإدارة العليا ورئيس مجلس الإدارة عليه أن يتخذ قراراته في ظل قيود قانونية أو اجتماعية أو اقتصادية وكلما اتجهنا إلى المستويات العليا في الهيكل التنظيمي كلما تزايدت القيود على حرية الاختيار والعكس صحيح.
2. البدائل: إن العنصر الثاني في أي قرار هو وجود البدائل،
أولا: من الممكن أن يكون لمشكلة ما طريقة واحدة لمعالجتها مثل هذه المشكلة لا تحتاج إلى عملية اتخاذ القرار، والادعاء بان المشكلة ليس لها سوى حل واحد، فهذا إما يرجع عادة إلى عدم كفاية التحليل أو إلى العجز في تكوين البدائل.
ثانيا: نجد أن الكثير من مشاكل الإدارة، ينظر إليها كبدائل ثنائية (إما هذا أو ذاك )
مثل: هل نشتري الآلة (أ) أو الآلة (ب) ؟، أو مثل هل نقوم ببناء الوحدة الإنتاجية في منطقة الشرق أو في منطقة الغرب؟ مثل هذه النظرية الثنائية ما هي إلا تبسيط للمشاكل الإدارية فهي لا نعني عدم وجود بدائل أخرى ولكنها تعني أن البدائل الأخرى غير معروفة أو غير مدروسة أو مستبعدة من الصورة.
ثالثا: أن الحالات الشائعة التي تواجه المدير وتتطلب منه اتخاذ القرارات، فاتخاذ القرار هي الحالات التي تتضمن عدد كبير من البدائل وعلى المدير في مثل هذه الحالات، تخفيض عدد هذه البدائل إلى أدنى حد ممكن، فاتخاذ القرار هي عملية تخفيض للبدائل المتعددة كما هي إضافة إلى البدائل المحدودة وهكذا يمكن القول أن البدائل مثلها في ذلك مثل الاختيار تتدرج في عددها بين التعدد والوحدانية.
3. الأهداف والدوافع:
إن العنصر الثالث في أي قرار هو الأهداف والدوافع وتأتي أهمية هذا العنصر من ضرورة استخدام معيار محدد لاختيار القرارات، ونقدم الأهداف والدوافع مثل هذا المعيار، فالقرارات الإدارية لابد أن تساهم في إنجاز أهداف حقيقية بفاعلية وكفاءة.
ومن الطبيعي أن لكل قرار دافع معين وتعتمد نتائج القرارات على أهمية الدوافع التي تحرك السلوك وعلى قوتها، فالدافع الواحد يحقق أكثر هدف واحد، فلذلك فإن قوة الدافع تحدد الأهمية النسبية للهدف المرغوب تحقيقه وقد يكون من الصعب أحيانا تفسير أو تبرير كل قرار باستخدام الأهداف أو الدوافع المحددة مباشرة أو النتائج. تؤدي في النهاية على بلوغ أهداف محددة.
ثانيا: أهمية اتخاذ القرارات.
تعلق المنظمات المختلفة أهمية كبيرة على عمليات اتخاذ القرارات بسبب الحقيقة التي تقول أن القرار الخاطئ له تكلفة وتكتسب هذه العملية أهمية متزايدة بسبب التطورات التي أدخلت على طرق جميع المعلومات وتحليلها وتصنيفها وتخزينها حتى أنها أصبحت حديث الساعة في قاعات الدروس والمؤتمرات العلمية وبرنامج التدريب في دول متعددة كما جذبت هذه العملية اهتمام العديد من الأطراف في ميادين عملية متعددة كالهندسة والطب والمحاسبة والرياضيات والإحصاء.......
كل ينظر إلى اتخاذ القرارات من زاويته لاستخدامها في الوصول إلى حلول للمشاكل التي تواجهها.
وترتبط عملية اتخاذ القرارات ارتباطا مباشرا بوظائف الإدارة كالتخطيط التنظيم التوجيه والرقابة فهي عملية تتم في كل مستوى من المستويات التنظيمية كما يتم في كل نشاط من أنشطة المنظمات.
فالمدير العام والمشرف على العمال مديري الإدارات سواءا في الإنتاج أو التسويق أو غبره يواجهون ظروفا تتطلب منهم اتخاذ القرارات.
وعملية اتخاذ القرار بهذا الشمول تمثل الإدارة الرئيسية التي يستخدمها المديرون في التخطيط التنظيم التوجيه والرقابة حتى أن هذا الشمول دفع بعض الكتاب إلى القول أن الإدارة ما هي إلا عملية اتخاذ القرارات.الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
لقد أختلف العلماء و الكتاب والمفكرين والباحثين فيما أوردة كل منهم في تحديد مفهوم الإدارة أو عناصرها . مما يدل علي عدم وجود اتفاق تام حول مفهوم الإدارة أو عناصرها .
و قد يكون لتنوع مناهج الإدارة تأثيراً مباشراً في اختلاف وجهات نظر العلماء في التعريف بها و تحديد مفهوماً ، إلا أنه يمكن القول بأنه من أهم أسباب هذا الاختلاف هو حداثة علم الإدارة بصفة عامة وحداثته في المجال الرياضي بصفة خاصة .
و مع تنوع مصادر المعرفة الإدارية بين الخبرة و الممارسة لعلم الإدارة العامة أصبح من الصعب وضع تعريف محدد للإدارة الرياضية فعلي الرغم من أن عمر الإدارة كعلم زاد عن القرن ، فما زال التعريف بها موضع جدل ومناقشة ، فتعريف الإدارة من وجهة نظر عديد من علمائها ما زال غير واضح .
منهم من يري أنها صنع القرارات ، و منهم من يري أنها تنظيم الموارد و استخدامها لتحقيق أهداف محددة سلفاً ، و منهم من يري أنها عملية تحقيق النتائج المرجوة عن طريق التأثير في السلوك الإنساني في نطاق بيئة مناسبة ، و هناك من يري أنها عملية تنفيذ الأعمال من خلال أشخاص آخرين أو أنها مجموعة لجهود كل أعضاء المشروع في سبيل الوصول إلى أهدافه أو إنها التنبؤ و التخطيط و التنظيم و إصدار الأوامر و التنسيق و الرقابة .
فالإدارة : هي نشاط لها مضمون ، ويحتوي علي مكونات رئيسية ويقوم به أفراد قادرون علي استخدام ما هو متاح من موارد ، لتوجيه العاملين نحو أهداف محددة .
فالإدارة الرياضية : هي عملية تخطيط و تنظيم و قيادة و رقابة مجهودات أفراد المؤسسة الرياضية و استخدام جميع الموارد لتحقيق الأهداف المحددة .
الإدارة الرياضية بين العلم والفن
نحن نري أن الإدارة الرياضية مهنة كغيرها من المهن الأخرى تعتمد علي العلم في وصف العلوم الإنسانية وذلك بين النظرية و التطبيق و هذا ما يعرف بالعلم ، و مازال استخدام الفروض فيها و اختبارها هو الحل الوحيد لمحاولة الوصول لمثل هذه المبادئ .
أما في مجال الأداء البشري باختلاف أشكاله ، فأن ما تحقق من تقدم في العلوم اعتمد علي افتراض أساسي يتمثل في تنسيق النشاط البشري حتى يحقق أفضل أداء من خلال إدارة ناجحة (فن) .
نلخص مما سبق بأن الإدارة كمهنة تعتمد في تكوينها الأساسي علي جانبين رئيسيين
أولهما : الجانب العلمي الذي يستقي مبادئه و أسسه علي إفادات العلوم المختلفة كالعلوم الاجتماعية و الإنسانية
ثانيهما : خبرة التطبيق التي تتطلب قدرات و مهارات خاصة يطلق عليها البعض الموهبة الإدارية .
مفهوم الإدارة
يعرف هنري فايول الإدارة أنها التنبؤ والتخطيط و التنظيم وإصدار الأوامر و التنسيق و الرقابة . وأن فايول يرى إن عناصر الإدارة هي (التخطيط ، التنظيم ، القيادة ، التنسيق ، الرقابة )
كما يعرفها سيد الهوارى " هي ذلك العضو المسئول عن تحقيق النتائج التي وجدت من أجلها أي مؤسسة أو هيئة " .
كما يرى سيد الهوارى إن هناك التزامات أساسية في تحقيق نتائج الإدارة هي :-
1- اختيار أفضل العناصر الملائمة لتحقيق النتائج المقررة .
2- استخدام تلك العناصر أفضل استخدام ممكن .
3- الاستمرارية في تحقيق التوازن بين متطلبات الأجل القصير والأجل الطويل .
الأداء الإداري و التنظيمي
يعتبر حسن أداء مدير المؤسسة الرياضية ( الأداء الإداري ) علي نفس مستوي أهمية أداء المؤسسة ( الأداء التنظيمي ) و كلاً من الموضوعين يعتبران من الموضوعات التي تحظى باهتمام خاص في علم الإدارة فأنه يمكن تناول الأداء الإداري التنظيمي من وجهة نظر الكفاءة و الفاعلية .
الكفاءة : تعني إنجاز الأعمال بطريقة صحيحة . فالكفاءة في العمل الإداري ترتبط بالفرق بين مدخلات العمل و مخرجاته ، فالمدير الكفء هو الذي يستطيع أن يحقق مخرجات أو نتائج تفوق ما استخدم من مدخلات .
الفاعلية : فهي إنجاز الأعمال الصحيحة ، فالفاعلية هي القدرة علي تحديد و اختيار الأهداف أو الأعمال المناسبة .
ويري سيد الهواري أن عناصر الإدارة هي :
أ-التخطيط :- وهو مرحلة التفكير في المستقبل و التنبؤ بالمشكلات و الإمكانات و الاحتياجات و الاستعداد للمستقبل .
ب-التنظيم : - هو وضع نظام للعلاقات بين الأفراد منسقاً إدارياً الأهداف المشتركة المقررة .
ج- التوجيه : - إرشاد المرؤسين أثناء تنفيذهم للأعمال ضماناً لعدم الانحراف عن تحقيق الأهداف .
د – الرقابة : التأكد من النتائج التي تحققت أو تتحقق مطابق للأهداف التي تقررت .
الإدارة
" هي علم أو فن توجيه وتسيير عمل الآخرين بقصد تحقيق أهداف محددة " .
• والإدارة نشاط متميز له علاقة مباشرة بمعظم جوانب حياة الإنسان في نفس الوقت هي وسيلة فعالة وناضجة لتحقيق الأهداف المنشودة لأي مجال من مجالات حياة الإنسان فإن غابت الإدارة عن حياة الإنسان بحل محلها العشوائية و الارتجال . مما يهدد أي مجال بالفشل .
• و الاداره هي فن قيادة الأفراد بهدف إنجاز الأعمال و تحقيق الأهداف والفن هنا عبارة عن المهارات المكتسبة في تحقيق العلم بحيث يؤدي هذا التطبيق إلي أفضل النتائج و بالأسلوب الذي يرضي اهتمامات منهم موضوع التطبيق فإن الإنسان كائن مركب متعدد الجوانب والتعامل معه يحتاج إلي قدرات خاصة .
و في هذا الصدد يقول " دال" أن كثير من علماء الاداره يرون أن الإداري الناجح هو مجموعة متكاملة من المهارات والقدرات والاستعدادات الشخصية التي لها القدرة علي تشخيص وتصنيف وتوصيف المشكلات و في نفس الوقت يمتلك القدرة علي إيجاد الحلول المناسبة لكل مشكلة تصادفه و هؤلاء الأفراد موهوبون بطبيعتهم وقادرون علي ممارسة الأعمال الاداريه مما يحقق مبادئ " فنية الاداره " .
والإدارة ليست فن فحسب بل علم حيث أنها تعتمد علي الأسلوب العلمي والأبحاث العلمية في تحقيق الإنتاج بكفاءة كبيرة و تعتمد أيضاً في حل مشكلاتها في نفس الوقت علي مبادئ علوم كثيرة وبصورة مباشرة وقد يذهب البعض إلي اعتبار الإدارة مهنة في حد ذاتها . و الإدارة قادرة علي الإنجاز وهي الطريقة الصحيحة للوصول إلي هدف و الإدارة الرشيدة وسيلة فعالة للنجاح و الإدارة ضد العشوائية و تحارب الارتجال و تندد به .
فلنا أن نتصور أي جانب من جوانب الحياة إذا لم يحيطه " التخطيط ، التنظيم ، التوجيه المتابعة 0 من خلال قدرات رشيدة واعية فلن يكتب له النجاح لأنه سوف يقتل في معدة وسوف يكون مفتريا ولا يمكن أن يحقق أهدافه 0
بعض الاتجاهات في التعريف بالإدارة :
من أهم الاتجاهات في التعريف بالإدارة نوضح أهم الأفكار والاتجاهات المرتبطة بالمدارس التقليدية والتربية والسلوك الإنساني والقرارات 0
أ-المدرسة التقليدية :
ينظر أصحاب هذه المدرسة إلى أن الإدارة ضرورية ومتماثل في اختلف نوع الهيئة أو النشاط أو المستوى ومن ثم لا تعترف بان الهيئة الإدارية تختلف باختلاف المشروعات والمستويات وان المدرسة التقليدية وتقوم أساسا على دراسة وتحليل وظائف الإدارة ثم استنباط الحقائق الأساسية للاسترشاد بها في ممارسة الإدارة عمليا 0
ب-المدرسة التجريبية :
ينظر أصحاب هذه المدرسة إلى أن عملية الإدارة ترتكز على دراسة الخبرة الإدارية ولذا يفترض أصحاب هذه المدرسة أن بتخليل خبرة المديرين الذين حققوا نجاحا في الإدارة وكذلك دراسة الأخطاء والإدارة التي ارتكبتها والمديرين فأنه يمكن إلى حد ما استكشاف افضل الطرق لتحقيق فاعلية الإدارة 0
ج- مدرسة السلوك الإنساني :
ينظر أصحاب هذه المدرسة حيث أنها ترتكز على دراسة العلاقات الإنسانية ولذا فأنها تركز على دراسة الأفراد يعملون مع بعضهم البعض في جماعة لتحقيق أهداف ممدودة ولذا يجب أن يكون تفاعلهم ديناميكيا مع الجماعة التي يعملون في إطارها 0
ء- مدرسة القرارات :
ينظر أصحاب هذه المدرسة إلى أن الإدارة اتخاذ قرار أي الاختيار بين البدائل والبحث كان جهة النشاط الإنساني في الإدارة ورد الفعل الاجتماعي للقرارات على أفراد التنظيم وكيفية الحصول على الحصول على المعلومات لاتخاذ القرار وطرق الاتصال وكل ما يؤثر في عملية اتخاذ القرار 0
مبادئ الإدارة :
1- مبدأ الموضوعية 4- مبدأ الأولوية
2- مبدأ الإدارة المستقبلية 5- مبدأ التكامل
3- مبدأ الفاعلية 6- مبدأ الإنتاجية
انه لكي تحقق الإدارة أهدافها وتساير التقدم العلمي وحتى تتمكن الإدارة من مواجهه المتغيرات والتوافق مع معطيات السنين يجب أن تبع المبادئ الآتية :
1- مبدأ الموضوعية :
والمقصود بها منهم وأدراك الدعامات والتنظيمات والاستفادة منها في تنفيذ المهام الإدارية 0
2- مبدأ الإدارة المستقبلية :
أن الاعتماد على المعلومات التي تسمع باستقرار الماضي وتحليل دراسة اللوائح وتحليل والتنبؤ احتمالات المستقبل 0
3- مبدأ الفاعلية :
وهو اختيار نسب أسلوب التطبيق لتحقيق مستوى مال من الكفاية وتحقيق عائد 0
4- مبدأ الأولوية :
أي اختبار أهم العمليات تستنفذها في بداية المشرع وفقا للأهمية 0
5- مبدأ التكامل :
أي الترابط والتناغم والتأثير التبادل بين عناصر ومكونات العمل الإداري 0
6- مبدأ الإنتاجية :
يشر ذلك المبدأ إلى تحقيق قيمة مضافة بحيث قيمة التاريخ من عمل الإدارة أعلى من مجموع قيم المدخلات التي تم استخدامها في ذلك العمل 0
أهمية دراسة الإدارة في المجال الرياضي :
1. للمؤسسات الرياضية دور هام في تربية النشىء والشباب و اعدادهم كمواطنين صالحين وذلك عن طريق البرامج الرياضية التي تنفذ أهدافها من الأهداف العامة للدولة 0
2. ضرورة الإدارة لكل من المدرسين – المشرفين – الإداريين حتى يعمل كل منهم بوعي لتحقيق أهداف المؤسسة 0
3. تساعد على التعرف على المشاكل والمعوقات والتنبؤ بالاحتمالات والظروف المتوقعة لتصبح طرق العمل وإجراءاته في المجال الرياضي اكثر تقدما فهي توازن بين الإمكانات المتوفرة في هذا المجال بشرى ومادي 0
4. طبيعة المجال الرياضي ومؤسساته تختلف في أدارتها عند المؤسسات الأخرى ولذا فانه من الضروري أن يلم العاملين في هذا المجال بكافة استخدام الإدارة في المجال الرياضي 0
مهمة الإدارة والتزامات أمام المجتمع :
ويرى سيد الهوارى مهمة الإدارة تتمثل في ثلاث أبعاد وهى :-
أ – البعد الاقتصادي : ويعتمد على :-
1. الفاعلية :- ويعنى اختبار أفضل العناصر الأكثر ملائمة فاستخدام عناصر اكثر من المطلوب ضياع لها باستخدام عناصر وأقل من المطلوب لن تحقق الأهداف 0
2. الكفاءة : وتعنى استخدام العناصر التي تم اختيارها أفضل استخدام ممكن 0
ب- البعد الإنساني : ويعتمد على :
1. بالنسبة للفرد : متضمنة تحقيق ذاته
2. بالنسبة للجماعة : التنسيق والتعاون بين الأفراد
3. البعد الزمني : ويعنى التوازن بين متطلبات ( الحاضر ، المستقبل )
الإدارة
فنية إنسانية فكرية
هي ترتبط بطبيعة العمل هي كيفية التعامل مع اختلاف الفروق الفردية وهى تعنى التفكير في لمستقبل والاستعداد له والتفكير في الجزئيات علاقاتها بالكلية
هناك ثلاث مستويات للإدارة هي :-
ا- إدارة عليا (مستوى التخطيط)
ب – إدارة متوسطة (مستوى التنفيذ)
ج – إدارة مباشرة (المشرفين)
ويتم التكامل في العمل الإداري على مستويات مختلفة يوضحها على السلمي أهمها
1 – التكامل بين الإدارة والهيئة المحيطة بها0
2 – التكامل بين الموارد والإمكانات المتاحة للإدارة والأنظمة التي تباشر الادارة0
3 – التكامل بين الموارد المتاحة للإدارة ومخرجات العمل للإدارة 0
4 – التكامل بين أنشطة الإدارة ونتائج العمل الإداري 0
أهم المؤثرات الأساسية في تطوير مفهوم الإدارة خلال القرن العشرين :
أ- – الحركة العلمية لفر يديك تايلور
فقد نجح تايلور في تعميق مفهوم البحث العلمي في الإدارة كما أوضح أهمية الإدارة كعلم يعتمد على أسس ومبادئ تحايله للتطبيق في مختلف المجالات البشرية 0
ب- – المبادئ العامة للإدارة كما اقرها هنري تايول :
عدد من المبادئ الأساسية التي يمكن تطبيقها في مختلف المواقف الإدارية وفيما يلي المبادئ الإدارية الأربعة عشر التي قررها فايول :
1 – مبدأ تقسيم العمل 2 – مبدأ السلطة والمسئولية
3 – مبدأ وحدة القيادة 4 – مبدأ وحدة التوجيه
5 – مبدأ تدرج السلطة 6 – مبدأ الانضباط
7 – مبدأ الترتيب 8 – مبدأ المساواة
9 – مبدأ روح التجربة 10 – مبدأ استقرار الناقدين
11 – مبدأ توافر روح الابتكار 12 – مبدأ أولوية الصالح العام
13 – مبدأ المكافآت العادلة للأفراد 14 – مبدأ المركزية في السلفة
ج- – تطبيق العلوم السلوكية على مفاهيم الإدارة :
والمقصود بها تطبيق العلمي السلوكية على مفاهيم الإدارة هي تطبيق نتائج وأبحاث علم النفس ، الاجتماع وعلم النفس الاجتماعي 0
ء- – المداخل الكمية والمداخل التنظيم في الإدارة :
ولذلك لترشيد اتخاذ القرار الإداري ولقد اسهم ذلك في استخدام أجهزة الحاسب الآلي 0
ا – الحركة العلمية لفريد ريك تايلور 0
ب – المبادئ العامة للإدارة كما أوردها هنري فايول 0
ج – تطبيق العلوم السلوكية على مفاهيم الإدارة 0
ء – المداخل الكمية ومدخل التنظيم في الإدارة 0
الإدارة كمحور الاتجاهات والمناهج المختلفة : -
ويرى الهوارى أن اختلاف التطبيق يعد اختلاف في التركيز على عنصر أو أكثر من عناصر عملية الإدارة المتمثلة في ( التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، الرقابة ) فإذا كان التركيز على عملية التخطيط بعناصره المختلفة وأحكام عملية الرقابة بالتركيز على معرفة الانحرافات وتصحيح السار فان الإدارة وفقا لذلك الاتجاه تكون اقرب إلى عملية الإدارة العلمية 0
إذا كان التركيز على التنظيم غير الرسمي فان الإدارة تكون اقرب إلى الإدارة السلوكية 0
إذا كان التركيز على الهيكل التنظيمي فان ذلك يعنى أن الإدارة غير ديمقراطية 0
إذا كان التركيز على النشاطات والمجهودات والأخذ بالحل الوسط فان الإدارة تقرب في كونها إدارة النشاط ورد الفعل 0
أما إذا كان التركيز على وضع الأهداف لهيئة ووضع أهداف لكل منصب فان الإدارة وفقا لهذا المفروض تكون اقرب إلى الإدارة بالأهداف والنتائج 0
مجالات الإدارة التعليمية:
أن الإدارة التعليمية لا تختلف عن الإدارة الميادين الأخرى في كونها وسيلة وليست غاية في حد ذاتها والإدارات تتفق مع الإدارة يوجهه عام في عناصرها (التخطيط،التنظيم،التوجيه ،الرقابة) أما فيما يرتبط بالتفاصيل والسياسات والإجراءات فان الإدارات تستخدمها مبني صيغة العلمية التربوية والتعليمية التي تقوم الإدارات بتحقيق أهدافها وأداء مهام النظام التعليمي والتي تتمثل في ثلاث نقاط رئيسية هي:-
1-وضع الأهداف العامة للتعليم وتحديد الاستراتيجية التعلمي0
2-تربية التعليمية وأعدادها للحياة في المجتمع .
3-توفير القوي والإمكانات المادية والبشرية لدفع حركة العمل.
وللإدارة العلمية دور في العديد من المجالات، وفيما يلي توضح لأهم هذه المجالات:-
1- علاقة المدينة التعليمية بالمنتج:-
حيث أن المؤسسات التعليمية تعد مؤسسات اجتماعية تهدف إلي تحقيق أهداف المجتمع في تربية النشىء ولذا فان الهدف الرئيسي للإدارة التعليمية هو وضع برنامج تنفيذ العلاقات بين المؤسسة التعليمية والفنية المحيطة .
2- تطوير المناهج :-
1-لها دور هام في ملاحظة الاتجاهات الحديثة التعليمية.
2-توفير الخدمات من حيث الكم والكيف.
3-هيئة التدريس والعاملين :-
رسم سياسة في توفير الكم المناسب ووضع برامج لتدريبهم وبمستواهم المهني وتحديد أساليب وطرق الأشراف ومعايير تقويم عماهم. الإدارة التعليمية علي التحضير وترقيتهم.
4-المباني و التحضيرات:-
من حيث تجهيز المباني وفقا لأسس العلمية الحديثة . كما أن الإدارة التعليمية تقوم بوضع معايير مرتبطة بالإرشادات النصحيه وفقا للسياسات التعليمية و التربوية الاستراتيجية في الدولة.
ويجب مراعاة الأسس التالية عملية تصحيح المباني التعليمية وتجهيزها:-
1-الموقع الجغرافي . 5- نظام المباني .
2-المساحة . 6-التكلفة المبدأية .
3-الجيدة . 7-نماذج للأشكال والتصميم الهندسي .
4-الإضاءة الجيدة . 8-أولوية تنفيذ مراحل .
الاداره :-
هي فن توجيه الآخرين من اجل تحقيق هدف اتفق علية الجميع .
الاداره لابد إن تتوافر فيها : -
1- الاداره نشاط إنساني هادف .
2- الاداره تسعه إلى الوصول إلى الهدف بأفضل الوسائل واقل التكاليف في زمن قصير .
3- الإدارات تهتم بالعلاقات الإنسانية بين الأفراد .
4- العناصر الرئيسية للإدارة هي :-
1- الأفراد 2- الموارد 3- العدد والأدوات .
4- الأموال 5- السوق .
5- للإدارة وظائف تشمل ( التخطيط - التنظيم- التوجيه -الرقابة)
الإدارة :- 1- كفاءة . 2- فاعليه .
أنماط الإدارة :- إدارة مرحة ، إدارة بالأفكار ، إدارة الأزمات ، الجودة الشامل
وظائف الادارة
الوظيفة الأولى: التخطيطغالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:
1. ماذا نريد أن نفعل؟
2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:
1. تحديد الموارد المطلوبة.
2. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
3. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
4. تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه إلى ثلاث فئات مختلفة تسمى:
1. التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.
2. التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى.
3. التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات.
أنواع التخطيط الثلاثة:
1. التخطيط الاستراتيجي:
يتهم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. وغاية التخطيط الاستراتيجي هي:
إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.
إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.
تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
2. التخطيط التكتيكي:
يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.
3. التخطيط التنفيذي:
يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.
خطوات إعداد الخطط التنفيذية:
الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.
الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.
الوظيفة الثانية التنظيم
وهي التاكد من الموارد المادية والبشرية
الوظيفة الثالثة: التوظيف
الناس المنتمين لشركتك هم المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد الأخرى. هذه الموارد البشرية حصلت عليها المنظمة من خلال التوظيف. المنظمة مطالبة بتحديد وجذب والمحافظة على الموظفين المؤهلين لملئ المواقع الشاغرة فيها من خلال التوظيف. التوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة.
يمكن تبيين التوظيف على أنها عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة. هذه الخطوات الثمانية تتضمن: تخطيط الموارد البشرية، توفير الموظفين، الاختيار، التعريف بالمنظمة، التدريب والتطوير، تقييم الأداء، المكافآت والترقيات (وخفض الدرجات) والنقل، وإنهاء الخدمة.
والآن سنتعرف على كل واحدة من هذه المهام الثماني عن قرب.
مهام التوظيف الثمانية:
أولا: تخطيط الموارد البشرية: الغاية من تخطيط الموارد البشرية هي التأكد من تغطية احتياجات المنظمة من الموظفين. ويتم عمل ذلك بتحليل خطط المنظمة لتحديد المهارات المطلوب توافرها في الموظفين. ولعملية تخطيط الموارد البشرية ثلاث عناصر هي:
التنبؤ باحتياجات المنظمة من الموظفين.
مقارنة احتياجات المنظمة بموظفي المنظمة المرشحين لسد هذه الاحتياجات.
تطوير خطط واضحة تبين عدد الأشخاص الذين سيتم تعيينهم (من خارج المنظمة) ومن هم الأشخاص الذين سيتم تدريبهم (من داخل المنظمة) لسد هذه الاحتياجات.
ثانيا: توفير الموظفين: في هذه العملية يجب على الإدارة جذب المرشحين لسد الاحتياجات من الوظائف الشاغرة. وستستخدم الإدارة أداتين في هذه الحالة هما مواصفات الوظيفة ومتطلباتها. وقد تلجأ الإدارة للعديد من الوسائل للبحث عمن يغطي هذه الاحتياجات، مثل: الجرائد العادية والجرائد المختصة بالإعلانات، ووكالات العمل، أو الاتصال بالمعاهد والكليات التجارية، ومصادر (داخلية و/أو خارجية) أخرى. وحاليا بدأت الإعلانات عن الوظائف والاحتياجات تدار عن طريق الإنترنت حيث أنشأت العديد من المواقع لهذا الغرض.
ثالثا: الاختيار: بعد عملية التوفير، يتم تقييم هؤلاء المرشحين الذين تقدموا لشغل المواقع المعلن عنها، ويتم اختيار من تتطابق عليه الاحتياجات. خطوات عملية الاختيار قد تتضمن ملئ بعض الاستمارات، ومقابلات، واختبارات تحريرية أو مادية، والرجوع لأشخاص أو مصادر ذات علاقة بالشخص المتقدم للوظيفة.
رابعا: التعريف بالمنظمة: بمجرد اختيار الموظف يجب أن يتم دمجه بالمنظمة. عملية التعريف بالمنظمة تتضمن تعريف مجموعات العمل بالموظف الجديد وإطلاعه على سياسات وأنظمة المنظمة.
خامسا: التدريب والتطوير: من خلال التدريب والتطوير تحاول المنظمة زيادة قدرة الموظفين على المشاركة في تحسين كفاءة المنظمة.
التدريب: يهتم بزيادة مهارات الموظفين.
التطوير: يهتم بإعداد الموظفين لإعطائهم مسؤوليات جديدة لإنجازها.
سادسا: تقييم الأداء: يتم تصميم هذا النظام للتأكد من أن الأداء الفعلي للعمل يوافق معايير الأداء المحددة.
سابعا: قرارات التوظيف: قرارات التوظيف كالمتعلقة بالمكافآت التشجيعية، النقل، الترقيات، وإنزال الموظف درجة كلها يجب أن تعتمد على نتائج تقييم الأداء.
ثامنا: إنهاء الخدمة: الاستقالة الاختيارية، والتقاعد، والإيقاف المؤقت، والفصل يجب أن تكون من اهتمامات الإدارة أيضا.
الوظيفة الرابعة: التوجيه
وظيفة التوجيه يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز، أو القيادة، أو الإرشاد، أو العلاقات الإنسانية. لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المنظمة. وبالعودة لتعريفنا للقيادة “إنجاز الأعمال من خلال الآخرين”، إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا فعالا، فحسن مقدرته على توجيه الناس تبرهن مدى فعاليته.
متغيرات التوجيه:
أساس توجيهاتك لمرؤوسيك سيتركز حول نمطك في القيادة (دكتاتوري، ديموقراطي، عدم التقييد) وطريقة في اتخاذ القرارات. هنالك العديد من المتغيرات التي ستتدخل في قرارك بكيفية توجيه مرؤوسيك مثل: مدى خطورة الحالة، نمطك القيادي، تحفيز المرؤوسين، وغيرها. بالإضافة إلى ذلك، بكونك قائد موجه للآخرين عليك:
1. معرفة جميع الحقائق عن الحالة.
2. التفكير في الأثر الناجم عن قرارك على المهمة.
3. الأخذ بعين الاعتبار العنصر البشري عند اتخاذك للقرار.
4. تأكد من أن القرار الذي تم اتخاذه هو القرار السليم الذي كان عليك اتخاذه.
بصفتك شخص يوجه أنشطة الآخرين فعليك أيضا:
1. تفويض المهام الأولية لجميع العاملين.
2. جعل الأوامر واضحة ومختصرة.
3. متابعة كل شخص تم تفويضه، وإعطاء أوامر محددة سواء كانت كتابية أو شفوية.
سنتعرف الآن على المزيد من المعلومات حول العملية التوجيهية.
إرشادات حول عملية التوجيه:
المقترحات التالية مقتبسة من “ما الذي يجب أن يعرفه كل مشرف” للكاتبان ليستار بيتل و جون نيستروم.
1. لا تجعلها نزاع من أجل السلطة. حاول أن تركز اهتمامك -واهتمام الموظفين- على الأهداف الواجب تحقيقها. الفكرة هي أن تتخيل أن هذا هو الواضع التي تقتضيه الأوامر، فهو ليس مبنيا على هوى المدير.
2. تجنب الأساليب الخشنة. إذا أردت أن يأخذ موظفيك التعليمات بجدية فعليك بهذه الطريقة.
3. انتبه لكلماتك. الكلمات قد تصبح موصل غير موثوق فيه لأفكارك! كما عليك أيضا مراقبة نبرة صوتك. معظم الناس يتقبلون حقيقة أن عمل المشرف هو إصدار الأوامر والتعليمات. ومعارضتهم لهذه الأوامر مبنية على الطريقة التي أصدرت فيها هذه الأوامر.
4. لا تفترض أن الموظفين فهموا كل شيء. أعط الموظفين فرصة لطرح الأسئلة ومناقشة الأهداف. دعم يأكدون فهمهم بجعلهم يكررون ما قلته.
5. تأكد من حصولك على “التغذية الراجعة” بالطريقة الصحيحة. أعط الموظفين الذين يريدون الاعتراض على المهام الفرصة لعمل ذلك في الوقت الذي تفوض فيه المهام لهم. إن معرفة والسيطرة على المعارضة وسوء الفهم قبل بدء العمل أفضل من الانتظار لما بعد.
6. لا تعطي الكثير من الأوامر. المعلومات الزائدة عن الحد تعتبر مثبطة للعاملين. اجعل تعليماتك مختصرة ومباشرة. انتظر حتى ينتهي العاملون من العمل الأول قبل أن تطلب منهم البدء في عمل ثاني.
7. أعطهم التفاصيل المهمة فقط. بالنسبة للمساعدين القدماء، لا يوجد ما يضجرهم أكثر من استماعهم لتفاصيل معروفة.
8. انتبه للتعليمات المتضاربة. تأكد من أنك لا تقول لموظفيك أمرا ما بينما المشرفين في الإدارات المجاورة يقولون لموظفيهم ما يعارض ذلك.
9. لا تختار العامل المستعد للعمل فقط. تأكد من أنك لا تحمل الشخص المستعد اكثر من طاقته. وتأكد أيضا من إعطاء الأشخاص الصعب قيادتهم نصيبهم من العمل الصعب أيضا.
10. حاول عدم تمييز أي شخص. من غير اللائق معاقبة الشخص بتكليفه بمهمة كريهة. حاول التقليل من هذا الأمر قدر المستطاع.
11. الأهم من جميع ذلك، لا تلعب “التسديدة الكبرى”. المشرفين الجدد يخطئون أحيانا بالتباهي بسلطاتهم. أما المشرفين الأكثر نضجا فغالبا ما يكونون أكثر قربا من موظفيهم.
التّخطيط، والتنظيم، والتّوظيف، والتوجيه يجب أن يتابعوا للحفاظ على كفاءتهم وفاعليتهم . لذلك فالرقابة آخر الوظائف الخمسة للإدارة، وهي المعنيّة بالفعل بمتابعة كلّ من هذه الوظائف لتقييم أداء المنظّمة تجاه تحقيق أهدافها.
في الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشئ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس والأجزاء المتنوّعة في المنظّمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف المخطط تحقيقها.
خطوات العملية الرقابية الأربعة:
وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في أربعة خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها.
هذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:
1. إعداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.
أ – المعايير الإداريّة: تتضمّن عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركّز جميعها على المساحات الأساسيّة ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر المقاييس الإداريّة عن من، متى، ولماذا العمل.
مثال: يطالب مدير المبيعات بتقرير شهريّ من كلّ الباعة يبين ما تم عمله خلال الشهر.
ب – المعايير التّقنيّة: يحدّد ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليّات، والموادّ، والآلات، ومعدّات السلامة، والموردين. يمكن أن تأتي المعايير التّقنيّة من مصادر داخليّة وخارجيّة.
مثال: معايير السلامة أمليت من خلال لوائح الحكومة أو مواصفات المصنّعين لمعدّاتهم.
2. متابعة الأداء الفعليّ: هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ..قياس الأداء: في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
4. تصحيح الانحرافات عن المعايير: تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف. ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.
مفهوم عملية اتخاذ القرار:
توجد العديد من المحاولات التي أجريت لتفسير معني القرار فيقول "هاريسون" أن عملية اتخاذ القرار هي « إصدار حكم معين عما يجب أن يفعله الفرد في موقف ما ،وذلك بعد الفحص الدقيق للبدائل المختلفة التي يمكن إتباعها أو هو لحظة اختيار بديل معين بعد تقييم بدائل مختلفة وفقا لتوقعات معينة لمتخذ القرار »
والواضح أن هذا التعريف يركز على الاختبار و البدائل والمعايير كعناصر في اتخاذ القرار. ويقول"هربرت سايمون" في تفسيره لعملية اتخاذ القرار «إن اتخاذ القرار هو قلب الإدارة وان مفاهيم نظرية الإدارة يجب إن يستند على منطق وسيكولوجية الاخـتيار الإنساني ». أما هذا التعريف فيركز على العنصر الإنساني والنواحي النفسية أو السيكولوجية في الاختبار.
أما "ألبانيز" فيقول أن القرار هو « الاختبار من بين مجموعة من البدائل تتضمن عملية اتخاذ القرارات الإدارية صنع القرارات داخل النسق التنظيمي ويقوم به هؤلاء المسئولين عن الأنشطة المكونة لوظائف الأطراف المشاركة في العمل ».
وعموما يمكن تعريف عملية اتخاذ القرار على أنها الاختبار القائم علي أساس بعض المعايير لبديل واحد من بين بديلين محتملين أو أكثر ، بغرض تحقيق الهدف ، وبهذا يعتبر القرار بمثابة الوسيط بين التفكير والفعل لأنه كالجسر الذي يعبر بنا إلى الفعل الحقيقي
وفقا لهذا التعريف يتضمن أي قرار ثلاث عناصر رئيسية وهي:
· الاختبار
· البدائل
· الأهداف أو الدوافع
1. الاختيار : رغم أن عنصر الاختيار يشتق وجوده ضمنيا عند الحديث عن القرار إلا إن عملية القرار الاختيار نفسها هي عملية نسبية، فقد يتوافر لمتخذ القرار حرية واسعة في الاختيار في بعض الظروف،أن تنعدم هذه الحرية تماما في ظروف أخرى، و حتى عندما تتوافر لمتخذ القرار درجة واسعة من حرية الاختيار فان هذه الحرية مازالت مقيدة بظروف البيئة والعوامل الشخصية ومعنى ذلك أن كل عملية اختيار يقوم بها الفرد تتأثر بضغوط المواقف حيث تنعدم فيها الحرية إلى مواقف حيث له أقصى درجة من الحرية.
إن اختلاف درجات الحرية الاختيار من الموضوعات الهامة في الإدارة لان المدير عليه أن يتخذ قرارا في ظروف بيئية تتكون من القيود الإنسانية والقيود الفنية والقيود الاقتصادية بصرف النظر عن مستواه فالمشرف على العمال عليه أن يتخذ قراراته داخل قيود محددة كالسياسات والإجراءات والجداول التي تحددها الإدارة العليا ورئيس مجلس الإدارة عليه أن يتخذ قراراته في ظل قيود قانونية أو اجتماعية أو اقتصادية وكلما اتجهنا إلى المستويات العليا في الهيكل التنظيمي كلما تزايدت القيود على حرية الاختيار والعكس صحيح.
2. البدائل: إن العنصر الثاني في أي قرار هو وجود البدائل،
أولا: من الممكن أن يكون لمشكلة ما طريقة واحدة لمعالجتها مثل هذه المشكلة لا تحتاج إلى عملية اتخاذ القرار، والادعاء بان المشكلة ليس لها سوى حل واحد، فهذا إما يرجع عادة إلى عدم كفاية التحليل أو إلى العجز في تكوين البدائل.
ثانيا: نجد أن الكثير من مشاكل الإدارة، ينظر إليها كبدائل ثنائية (إما هذا أو ذاك )
مثل: هل نشتري الآلة (أ) أو الآلة (ب) ؟، أو مثل هل نقوم ببناء الوحدة الإنتاجية في منطقة الشرق أو في منطقة الغرب؟ مثل هذه النظرية الثنائية ما هي إلا تبسيط للمشاكل الإدارية فهي لا نعني عدم وجود بدائل أخرى ولكنها تعني أن البدائل الأخرى غير معروفة أو غير مدروسة أو مستبعدة من الصورة.
ثالثا: أن الحالات الشائعة التي تواجه المدير وتتطلب منه اتخاذ القرارات، فاتخاذ القرار هي الحالات التي تتضمن عدد كبير من البدائل وعلى المدير في مثل هذه الحالات، تخفيض عدد هذه البدائل إلى أدنى حد ممكن، فاتخاذ القرار هي عملية تخفيض للبدائل المتعددة كما هي إضافة إلى البدائل المحدودة وهكذا يمكن القول أن البدائل مثلها في ذلك مثل الاختيار تتدرج في عددها بين التعدد والوحدانية.
3. الأهداف والدوافع:
إن العنصر الثالث في أي قرار هو الأهداف والدوافع وتأتي أهمية هذا العنصر من ضرورة استخدام معيار محدد لاختيار القرارات، ونقدم الأهداف والدوافع مثل هذا المعيار، فالقرارات الإدارية لابد أن تساهم في إنجاز أهداف حقيقية بفاعلية وكفاءة.
ومن الطبيعي أن لكل قرار دافع معين وتعتمد نتائج القرارات على أهمية الدوافع التي تحرك السلوك وعلى قوتها، فالدافع الواحد يحقق أكثر هدف واحد، فلذلك فإن قوة الدافع تحدد الأهمية النسبية للهدف المرغوب تحقيقه وقد يكون من الصعب أحيانا تفسير أو تبرير كل قرار باستخدام الأهداف أو الدوافع المحددة مباشرة أو النتائج. تؤدي في النهاية على بلوغ أهداف محددة.
ثانيا: أهمية اتخاذ القرارات.
تعلق المنظمات المختلفة أهمية كبيرة على عمليات اتخاذ القرارات بسبب الحقيقة التي تقول أن القرار الخاطئ له تكلفة وتكتسب هذه العملية أهمية متزايدة بسبب التطورات التي أدخلت على طرق جميع المعلومات وتحليلها وتصنيفها وتخزينها حتى أنها أصبحت حديث الساعة في قاعات الدروس والمؤتمرات العلمية وبرنامج التدريب في دول متعددة كما جذبت هذه العملية اهتمام العديد من الأطراف في ميادين عملية متعددة كالهندسة والطب والمحاسبة والرياضيات والإحصاء.......
كل ينظر إلى اتخاذ القرارات من زاويته لاستخدامها في الوصول إلى حلول للمشاكل التي تواجهها.
وترتبط عملية اتخاذ القرارات ارتباطا مباشرا بوظائف الإدارة كالتخطيط التنظيم التوجيه والرقابة فهي عملية تتم في كل مستوى من المستويات التنظيمية كما يتم في كل نشاط من أنشطة المنظمات.
فالمدير العام والمشرف على العمال مديري الإدارات سواءا في الإنتاج أو التسويق أو غبره يواجهون ظروفا تتطلب منهم اتخاذ القرارات.
وعملية اتخاذ القرار بهذا الشمول تمثل الإدارة الرئيسية التي يستخدمها المديرون في التخطيط التنظيم التوجيه والرقابة حتى أن هذا الشمول دفع بعض الكتاب إلى القول أن الإدارة ما هي إلا عملية اتخاذ القرارات.الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
